RGPD y ventas: Cómo encontrar nuevos clientes cumpliendo la RGPD

Seguro que estas recibiendo últimamente muchos correos para la adecuación a la regulación RGPD. Los departamentos de Marketing y Ventas están regularizando todo el tratamiento de los datos que realizan. En este post me centraré en el mundo de las ventas y como esta regulación nos afecta a los profesionales de las mismas, incluidas a las Agencias Especializadas en LinkedIn como Biwott.

Las ventas B2B son competitivas por naturaleza y dado que el 50% de todas las ventas acuden a la primera compañía en responder a un prospecto, tener un proceso efectivo es crítico para el negocio.

Ya sea el teléfono para llamar a tus clientes potenciales, como reunirte con clientes potenciales mientras realizas networking en eventos, o hagas algo completamente diferente, las estrategias probadas que rápidamente convierten a desconocidos en clientes son consideradas el «santo grial» en las ventas.

Esto se debe a que hay una ciencia para las ventas y una vez que la domines, puedes utilizar múltiples técnicas de ventas para alcanzar rápidamente las objetivos de ventas y cobrar esa bien ganada comisión.

Pero, esto ha cambiado.

La forma en que solías prospectar ha recibido una importante actualización debido a la regulación de protección de datos de la UE conocida como RGPD, que entró en vigor el pasado mayo de 2018.

El incumplimiento de la RGPD puede hacer que tu empresa se enfrente a multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios global, lo que sea mayor.

La mayor actualización sobre privacidad de la UE en más de dos décadas está aquí y con el 57% de los profesionales de las ventas B2B que no saben lo que es la RGPD (informe Demand Gen Report) ahora es el momento de ver cómo la RGPD afecta a tu equipo de ventas y cómo puedes prospectar bajo la RGPD.

¿Cómo ha afectado la RGPD a tu equipo comercial?

Podrías pensar que la RGPD no te afecta, pero para muchos comerciales la RGPD representa un gran cambio en su prospección diaria.

Pregúntate esto:

¿Aún confías en los prospectos comprados para alimentar su canal de ventas?
¿Agrega automáticamente los datos de contacto de su tarjeta de visita a su lista de correo?
¿Pide referencias y recomendaciones a clientes existentes?

Si has respondido «sí» a cualquiera de las preguntas anteriores, entonces la RGPD tiene un impacto en ti y en tu organización.

Además, en caso de que pienses que la RGPD sólo afecta a las empresas europeas, te equivocas.

No importa si tu empresa tiene la sede en la UE o no, si los datos que recopilas sobre al menos uno de tus prospectos pertenecen a un ciudadano de la UE, entonces es probable que debas cumplir con la RGPD.

RGPD para ventas

RGPD es el término utilizado para describir una serie de actualizaciones importantes de la ley de protección de datos de la UE que entró en vigor el pasado 25 de mayo de 2018.

En esencia, la RGPD proporciona a los ciudadanos de la UE un mayor control sobre sus datos personales y ofrece garantías de que su información está segura, independientemente de si el tratamiento de datos tiene lugar en la UE o no.

Para los equipos comerciales, los datos personales están en el centro de la forma en que buscan nuevos negocios, y la RGPD cambiará la forma en que los recopilan, almacenan y procesan los mismos. Y cuánto tiempo puedes guardarlos.

Pero, ¿Qué son los datos personales?

Puede incluir datos como nombre, correo electrónico, número de teléfono, e intereses, el tipo de información que los profesionales de ventas típicamente almacenan en su sistema CRM acerca de sus clientes potenciales para cualificar lo máximo posible una venta.

A mayor escala, los datos personales también incluyen datos como la dirección IP, los mensajes en los medios sociales, los datos bancarios e incluso la información médica, por lo que es importante asegurarse de que está utilizando todo tipo de datos personales de forma adecuada.

¿Cómo ha cambiado la prospección de ventas bajo la RGPD?

Primero está la recogida y el almacenamiento de los datos y después el procesamiento.

Echemos un vistazo más de cerca a cómo esto cambiará bajo la RGPD.

Recopilación de datos y obtención de la autorización del individuo

La RGPD gira en torno a la obtención correcta de la autorización para recopilar, almacenar y utilizar datos personales.

Los ejemplos más típicos para solicitar permiso son a través de un formulario web incluyendo un enlace a una declaración de privacidad o en un correo electrónico de seguimiento.

Según la RGPD, las personas tienen derecho a estar informadas sobre los datos que recopilan, por qué los recopilan y cómo piensan utilizarlos.

Pero, esto no es todo.

Los particulares también tienen derecho a ser informados sobre las finalidades del tratamiento de sus datos y el período durante el cual se almacenarán sus datos personales.

Por lo tanto, si no has obtenido su consentimiento en el momento en que has recogido sus datos personales, debes informarles – en un plazo de 30 días a partir de la obtención de los datos – de que lo ha hecho y la razón por la que mantienes sus datos personales en tu sistema.

Correo electrónico de notificación de consentimiento

Si la persona responde a un mensaje como este y te pide que elimines sus datos, tiene que cumplir con esa petición y eliminarlos de tu base de datos o CRM. O, como mínimo, mantener la menor cantidad de información posible para asegurar que no se haga ningún contacto en el futuro.

En algunos casos, es posible que se te exija legalmente que almacenes sus datos, incluso si te solicita que los elimine. Si esto ocurre, su responsable de protección de datos (RPD es una nueva figura dentro del reglamento) tendrá que informar a la persona que estas obligado a mantener sus datos almacenados y las razones para hacerlo.

Sin embargo, si no recibes respuesta después de hacer un esfuerzo justo y razonable para ponerte en contacto con ellos, entonces puedes asumir que el almacenamiento de sus datos no es un problema, siempre y cuando tenga un interés legítimo.

Sólo asegúrate de no enviar ningún mensaje de marketing (a menos que hayan dado el consentimiento explícito) y de mantener un registro del consentimiento, con el fin de seguir cumpliendo la RGPD.

Tratamiento de los datos

Una vez que hayas solicitado permiso para almacenar los datos que tienes sobre un posible cliente, el siguiente paso es utilizarlos para ayudarte en tu búsqueda de nuevas ventas. Sin embargo, hay que tener cuidado, porque la RGPD restringe la manera en que se pueden procesar (o utilizar) estos datos.

Por ejemplo, hoy en día, cuando recopilas una dirección de correo electrónico de un cliente potencial, por lo general se agregan a una variedad de listas de correo electrónico de ventas y marketing, tales como:

• • Si alguien descarga un artículo técnico, más tarde le envías un correo electrónico con una invitación a un webinar.

• • Si alguien solicita más información sobre sus paquetes de precios, los agregas a tu lista de correo electrónico.

• • Si alguien llama a tu empresa para pedirte una prueba gratuita, le envías una serie de correos electrónicos.

Si sigues haciendo esto hoy, te arriesgas a que te multen.

Cuando recopilas datos personales como una dirección de correo electrónico, no sólo necesitas informar a la persona que los ha almacenado, sino que también necesitas asegurar tus prospectos activamente (‘opt-in’) o elegir unirse a una lista de correo electrónico específica antes de empezar a enviarles mensajes de marketing.

Es decir:

No puedes asumir que tienes permiso para enviar campañas masivas de correo electrónico sólo porque tienes su dirección de correo electrónico.

Una manera de manejar esto es permitir que los prospectos administren sus suscripciones de correo electrónico, utilizando una herramienta de email marketing adecuada.

Configuraciones de gestión de suscripciones en línea con el cumplimiento de la RGPD

Sin embargo, antes de que puedas empezar a pensar en almacenar y procesar datos personales, primero necesitas encontrarlos – así que veamos cómo prospectar bajo la RGPD.

7 maneras de encontrar nuevos clientes (¡cumpliendo la RGPD!)

Para muchas empresas, la RGPD significa que los equipos comerciales necesitan hacer algunos cambios en sus técnicas de ventas para cumplir la ley. Aquí tienes 7 técnicas de prospección de ventas que debería considerar adoptar ahora que la nueva regulación ha entrado en vigor.

1. Alcance de ventas

Si has estado enviando correos electrónicos de prospección en frío y lanzamientos de ventas en piloto automático últimamente, entonces vas a tener que parar.

Con la RGPD, no puedes enviar correos electrónicos de ventas automatizadas a prospectos sin obtener su permiso primero. Esto incluye demostraciones de productos, correos electrónicos para estar al día, o cualquier otra forma de comunicación que tus prospectos no hayan pedido recibir.

Si nunca has tenido contacto con un prospecto antes, debe demostrar en el correo comercial que has tratado de comunicarte con ellos por teléfono antes de enviarles el correo.

En el siguiente ejemplo, está claro que no se ha hecho ningún intento de comunicarse conmigo por teléfono y, por lo tanto, cae dentro de las comunicaciones de marketing masivo.

Ejemplo de correo electrónico de ventas frías

Si vas a enviar este tipo de correos electrónicos de extensión en un mundo post-RGPD, entonces necesitas haber recibido el consentimiento del prospecto primero. Sin él, no la estás cumpliendo.

Dicho esto, puedes continuar enviando correos electrónicos de ventas fríos a clientes potenciales, si el correo electrónico se envía a un individuo y no a un grupo de destinatarios (si incluye un enlace para darse de baja, lo más probable es que sea automatizado), y si has incluido un enlace a su declaración de privacidad explicando por qué te estás comunicando con ellos en primer lugar (es decir, si tiene un interés legítimo).

2. Social Selling

El Social Selling es un nuevo término para muchos profesionales de ventas.

Hoy en día, sólo 1 de cada 4 profesionales de ventas utiliza la metodología social selling.

Pero, para aquellos que sí la usan, se está convirtiendo rápidamente en una forma eficaz de prospección.

La buena noticia es que la RGPD no te impide encontrar y conectar con clientes potenciales en los medios sociales. Ya sea que se conecte con clientes en digital y pida recomendaciones, o si decide llegar a nuevos prospectos directamente, puede continuar utilizando los medios sociales como parte de su estrategia general de ventas.

Si utilizas LinkedIn o cualquier otra red social para empresas, aquí tienes una extensión de chrome que te permite tener guardadas varias plantillas de conexión para que envíes solicitudes de conexión personalizadas para iniciar una conversación.

Una vez que estos contactos hayan aceptado tu solicitud de conexión, puede comunicarse con ellos y enviarles un mensaje con el objetivo de obtener el consentimiento para nutrirlos y venderles.

Teniendo en cuenta que el principio de aportar valor antes de pedir algo sigue vigente en el mundo de las redes sociales. Spammear a tus contactos de medios sociales no proporcionará resultados.

Si la conversación cambia fuera de los medios sociales, tendrá que establecer que hay un interés legítimo en ponerse en contacto con ellos por correo electrónico o por teléfono. La mejor manera de hacer esto es obtener su consentimiento. Sin embargo el consentimiento para contactarlos no puede ser tratado como consentimiento para enviarles campañas de marketing masivo.

3. Listas de clientes potenciales

Las listas de clientes potenciales compradas a menudo pueden ser una gran manera de llenar el canal de ventas – ya sea cuando hay una sequía o para complementar su trabajo de prospección existente.

Pero, desde el 25 de mayo, esto ha cambiado.

Si adquieres clientes potenciales que contienen datos personales de terceros ‘generadores de clientes potenciales’, entonces no sólo necesitan tener el consentimiento para compartir esa información contigo, sino que también se te pedirá que obtenga el consentimiento específico para utilizar las direcciones de correo electrónico de la lista, a menos que hayan dado su consentimiento para que los socios asociados se pongan en contacto con ellos. Es decir, dijo «sí» a que sus datos fueran transferidos a terceros.

En este caso, sí puedes ponerte en contacto con ellos.

Sin embargo, debes documentar la prueba de su consentimiento de la tercera persona a la que le compraste la lista, y también tendrás que permitir a la gente darse de baja de sus campañas de email marketing.

Este cambio relacionado con la RGPD también afecta a los clientes potenciales existentes. Si ya has comprado clientes potenciales en su lista de correo, pero aún no te has puesto en contacto con ellos, deberás documentar su consentimiento del proveedor tercero antes de enviar mensajes de marketing.

4. Llamadas en frío

Las llamadas en frío son una de las formas más habituales de contactar con clientes potenciales.

De hecho, las llamadas en frío no están sujetas a la misma regulación que la RGPD y, como resultado, se les está dando una nueva vida, lo cual es una oportunidad para los expertos en llamadas en frío.

En esta etapa, vale la pena repetir que cada vez que añada un nuevo cliente potencial a su base de datos de CRM, deberá obtener su consentimiento antes de comenzar a enviarle ofertas promocionales.

Por lo tanto, mientras estás en la llamada con el prospecto, sólo pregúntale si le gustaría recibir newsletters. Si la respuesta es afirmativa, puedes enviarles un enlace a una página de «gestión de mis suscripciones» en la que pueden suscribirse a noticias, contenidos y actualizaciones específicos.

El reto de las llamadas en frío es que puede ser difícil documentar su consentimiento, a menos que grabes una llamada con un cliente potencial. Para superar esto, puedes seguir la llamada con un correo electrónico que resume todo lo que habéis hablado.

En este correo electrónico, asegúrese de incluir:

• • El propósito de por qué lo llamaste

• • Lo que se acordó durante la llamada

• • Por qué estás haciendo un seguimiento por correo electrónico

Cada vez que envíes un correo electrónico con esta información, asegúrate de guardarla en tu base de datos bajo los detalles del prospecto. Si el prospecto responde y pide ser dado de baja de su lista de correo, entonces hay que asegurarse de darle de baja de manera definitiva.

5. Eventos de Networking

El networking en conferencias y eventos es un gran lugar para conocer nuevos clientes.

Una gran parte del networking incluye la antigua tradición de intercambiar tarjetas de visita. En el pasado, esto significaba tomar la información de contacto de una tarjeta de visita, como el nombre, la empresa y la dirección de correo electrónico y almacenarla en su sistema CRM.

Si bien puede continuar intercambiando y almacenando información de tarjetas de visita, no puedes utilizar su dirección de correo electrónico para fines de marketing, a menos que cuente con su consentimiento y que hayan optado por recibir correos electrónicos de marketing.

Pero, no todo está perdido.

Todavía puedes enviar correos electrónicos uno a uno y dar seguimiento a los prospectos que te han dado su tarjeta de presentación ya que se ha establecido un interés legítimo. Así que, ¡no te rindas con el trabajo en digital todavía!

6. Referencias

Una de las maneras más efectivas de encontrar nuevos clientes es pedirle a tus clientes existentes referencias o recomendaciones a personas que conozcan que podrían estar interesadas en tu producto o servicio. Hoy en día puedes simplemente levantar el teléfono y dar a nuevos prospectos referidos a ti por clientes, una llamada o enviarles un correo electrónico.

Bajo la RGPD, puedes continuar llamando y enviando correos electrónicos a prospectos basados en recomendaciones de clientes existentes.

Una de las mejores maneras de llegar a nuevos prospectos a través de referencias es pedirle a tu cliente actual que os presente a ambos y os diga por qué lo está haciendo. Además, el uso del correo electrónico significa que la introducción se graba digitalmente.

Por supuesto, no todos los clientes estarán dispuestos a escribir un correo electrónico para su beneficio.

7. Sitio web

Los sitios web son un gran lugar para capturar nuevos clientes potenciales.

Si estas utilizando un formulario web para capturar información de contacto, ahora es el momento de revisar el tipo de información que recopilas. La RGPD requiere que justifiques legalmente los datos personales que has recogido de los visitantes del sitio web.

Lo que esto significa es que, de ahora en adelante sólo puedes pedir la información que necesitas, en lugar de la información que te gustaría tener. Y mientras que preguntas por su nombre y la fecha de nacimiento, necesitas asegurarte de que puedes probar por qué las está solicitando.

De lo contrario, si no puedes justificar la información adicional, entonces concéntrate en solicitar el nombre, la dirección de correo electrónico de la empresa y del negocio (sólo lo que necesites, ningún extra).

También debes ser claro y franco acerca de cómo utilizas sus datos y con qué propósito, así como darles la oportunidad de optar por participar o no (a través de una herramienta de gestión de suscripciones).

Esto significa que el hecho de que te hayan dado su dirección de correo electrónico para inscribirse en un webinar, no significa que se estén suscribiendo a todas las listas de correo que tienes.

Los prospectos deben optar por recibir campañas de marketing por correo electrónico, así que ten claro cómo pueden suscribirse.

Formularios compatibles con la RGPD en el sitio web

Nuevo escenario:

Desde el 25 de mayo de 2018, la forma en que se prospectaba cambió.

Pero, este supuso una nueva oportunidad.

En lugar de tratar de vender a nuevos prospectos que no están en el mercado para comprar, la RGPD nos obliga a enfocarnos en construir relaciones y vender a personas que realmente quieren saber de nosotros. Al hacerlo, estas tratando con prospectos que están mucho más comprometidos y listos para comprar.

La RGPD te ayuda a centrarse en los perspectivas de calidad sobre una cantidad de perspectivas – por lo que debería hacer su trabajo más fácil a largo plazo.

Recuerda, la RGPD no se trata de restringir la manera en que prospectas y generas nuevos negocios. De hecho, al cumplir con la RGPD, tú y tu equipo de ventas alcanzará rápidamente sus KPIs de ventas, generarán prospectos de mejor calidad, alcanzarán prospectos más comprometidos y, en última instancia, ganarán tasas de cierre más altas.

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